Niezależnie od branży każda firma generuje niezliczone ilości dokumentów, które nie mogą zostać wyrzucone do śmietnika. Obowiązujące prawo nakłada na przedsiębiorców szereg regulacji dotyczących przechowywania, udostępniania i niszczenia dokumentacji. Na szczęście powstaje coraz więcej firm oferujących profesjonalną obsługę w tym zakresie.
Digitalizacja dokumentów
Zgodnie z najnowszymi trendami wszelkie dokumenty powinny występować w formie elektronicznej. Dzięki temu można zminimalizować ilość dokumentów w wersji papierowej i przenieść je na dysk komputera. Znacznie ułatwia to ich przechowywanie, przeszukiwanie oraz zapewnia im większą trwałość. W wielu firmach brakuje jednak pracowników, których można by było oddelegować do skanowania dokumentacji. Tym bardziej, że zadanie to wiąże się ze stratą czasu na rozszywanie, prostowanie czy usuwanie niepotrzebnych adnotacji.
Archiwizacja
Nie każda firma posiada odpowiednią ilość miejsca, które może przeznaczyć na archiwum zakładowe. Nierzadko się to po prostu firmie nie opłaca. Wówczas dobrym rozwiązaniem jest zlecenie profesjonalistom uporządkowania dokumentacji oraz jej odpowiedniego zarchiwizowania. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pieniądze przeznaczone na dostosowanie przestrzeni archiwalnej oraz ograniczy ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych w archiwum. Firma, w której ofercie znajduje się archiwizacja i utylizacja dokumentów w Katowicach lub innym mieście, gwarantuje bezpieczeństwo archiwum pod każdym względem.
Utylizacja
Problemem dla firmy może stać się także konieczność zniszczenia części dokumentacji. Niszczarka nie gwarantuje całkowitego zniszczenia pisma, podobnie jak ręczne usunięcie danych z dysku nie uniemożliwi ich przywrócenia. Jednak od kiedy powstają wyspecjalizowane firmy, utylizacja dokumentów w Katowicach jest tak samo prosta, jak w Warszawie czy innym mieście. W zależności od wybranego wariantu dokumenty do zniszczenia można dostarczyć samodzielnie lub ustalić termin ich odbioru z siedziby firmy. Profesjonaliści gwarantują szybkie i bezpieczne zniszczenie danych zgodnie z obowiązującym prawem. Wybierając firmę warto zwrócić uwagę czy oferowane usługi wykonywane są zgodnie z normą DIN 66399, co gwarantuje odpowiednią klasę tajności. Na zakończenie przedsiębiorcy przedstawiany jest dokument potwierdzający utylizację danych. Co ważne, profesjonalne firmy w ofercie posiadają nie tylko usługę niszczenia dokumentów papierowych, lecz również kłopotliwych nośników elektronicznych. Dane na dyskach, których nie można po prostu wyrzucić do śmieci, zostaną trwale usunięte, a dyski zniszczone mechanicznie.
Dodaj komentarz